Pengantar system informasi berbasis komputer

Pendahuluan

Informasi adalah satu jenis utama sumber daya yang tersedia bagi manajer. Informasi

dapat dikelola seperti halnya sumber daya lain dan perhatian sistem informasi

bersumber dari dua pengaruh :

1. Bisnis telah menjadi semakin rumit

2. Komputer telah mencapai kemampuan yang semakin membaik.

Aplikasi utama komputer yang membentuk system informasi berbasis komputer

(computer based information system) atau CBIS adalah :

Ø  Pengolahan Data Akuntansi. (Information Accounting System)

Ø  Sistem Informasi Manajemen (Management Information System)

Ø  Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support System)

Ø  Kantor Virtual (Virtual Office)

Ø Sistem Berbasis Pengetahuan (Knowlegde Based System)

Perusahaan-perusahaan membentuk suatu organisasi jasa informasi yang terdiri dari

para spesialis informasi untuk menyediakan keahlian dalam pengembangan system

berbasis komputer :

1. EDP Manager ( Manajer pengolahan data elektronik )

2. System Analysts (Analis system)

3. Database Administrator (Pengelola Database)

4. Spesialis Jaringan (Network Specialist)

5. Programmer (Pembuat Program)

6. Operator / User (Pemakai)

Dalam beberapa tahun terakhir, para pemakai telah mulai melakukan sebagian besar

pekerjaan para spesialis suatu fenomena yang disebut End user Computing.

Manajemen Informasi :

Jenis-jenis sumber daya utama manajer, mengelola lima jenis sumber daya utama :

Ø  Manusia

Ø  Material

Ø  Mesin

Ø  Uang

Ø  Informasi termasuk data

Tugas manajer adalah mengelola sumber daya agar dapat digunakan yang paling

efektif. Yang termasuk sumber daya fisik yaitu Manusia, material, mesin. Sedangkan

sumber daya konseptual adalah Uang dan Informasi/Data. Sumber daya konseptual

diperlukan untuk sumber daya fisik.

system

System adalah sekelompok elemen yang saling terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan

Elemen-elemen system,

Tidak semua system memiliki kombinasi elemen yang sama, tetapi suatu susunan

dapat diperlihatkan dalam gambar,

              

INPUT               OUTPUT                     PROCESS

 Gambar system lingkaran terbuka (Open Loop System)

Pada gambar diatas tidak semua system dapat mengatur operasinya sendiri, suatu

system tanpa elemen mekanisme pengendalian, lingkaran umpan balik dan tujuan

disebut dengan Open Loop System.

PENGGUNA DAN PELAKU SISTEM INFORMASI

Pada awalnya, pemakai output komputer pada perusahaan adalah pegawai administrasi di bagian akuntansi, yang komputernya melaksanakan aplikasi seperti pembayaran gaji pegawai, pengelolaan persedian (inventory control), dan penagihan. Sebagian informasi juga disediakan bagi para manajer, tetapi hanya sebagai output tambahan dari aplikasi akuntansi.

Gagasan untuk menggunakan komputer sebagai sistem informasi manajemen (SIM) merupakan suatu terobaosan besar, karena menyadari bahwa para manajer memerlukan informasi untuk pemecahan masalah. Ketika perusahaan-perusahaan menjangkau konsep SIM, mereka mulai mengembangkan berbagai aplikasi yang secara khusus diarahkan untuk mendukung manajen. Namun, bukan hanya manajemen yang memperoleh manfaat dari penerapan SIM. Nonmanajer dan staf ahli juga menggunakan outputnya. Selain itu juga dimanfaatkan oleh para pemakai yang berada di luar perusahaan, yaitu para pelanggan akan menerima faktur dan laporan transaksinya, para pemegang saham akan menerima cek deviden, dan pemerintah akan menerima laporan pajak. Dengan demikian secara ringkas para pengguna dan pelaku sistem informasi meliputi :

·         Manajer

·         Non-manajer

·         Orang dan unit organisasi yang ada dalam organisasi dan lingkungannya.

Dalam pembahasan pada materi SIM, yang akan dibahas lebih lanjut adalah para pelaku dan pemakai dari kelompok manajer. Keberadaan manajer bisa kita saksikan ada di mana-mana diberbagai tingkat dan dalam berbagai bidang fungsional pada perusahaan.

Manajer Dijumpai pada Semua Jenjang, sesuai dengan tingkatan manajemen, yaitu :

• Tingkat Perencanaan Strategis (Strategic planning level) Merupakan manajer pucak organisasi. Mereka mempunyai pengaruh atas keputusan-keputusan yang diambil pada seluruh organisasi selama beberapa tahun mendatang. Istilah lain yang digunakan yakni eksekutif.

• Tingkat Pengendalian Manajemen (Management control level) Merupakan manajer tingkat menengah, yang memiliki tanggung jawab untuk merubah rencana menjadi tindakan dan memastikan agar tujuannya tercapai.

• Tingkat Pengendalian Operasional (Operational conrol level) Merupakan manajer tingkat bawah, yang bertangung jawab menyelesaikan rencana-rencana yang telah ditetapkan oleh para manajer ditingkat yang lebih tinggi.

Tingkat manajemen dapat mempengaruhi sumber informasi dan bentuk penyajian informasi. Komponen sumber informasi dikategorikan dalam dua kelompok besar yaitu dari lingkungan dan internal. Sedangkan bentuk penyajian informasi juga dibagi atas dua kelompok besar yakni penyajian secara ringkas dan rinci.

Secara diagram hubungan tingkat manajemen terhadap sumber informasi dan

bentuk penyajian informasi masing-masing tampak.

Selain keberadaan manajer itu ada di berbagi tingkatan organisasi atau perusahaan. Manajer juga dijumpai dalam Bidang Fungsional perusahaan, tempat berbagai sumberdaya dipisahkan menurut jenis pekerjaan yang dilakukan. Pembagian bidang fungsional pada umunya yaitu seperti :

• Bidang fungsional keuangan (Finance )

• Bidang fungsional jasa informasi (Information services)

• Bidang fungsional pemasaran (Marketing)

• Bidang fungsional sumberdaya manusia (Human resources)

• Bidang fungsional manufaktur (Manufacturing)

Pengelompokkan manajer berdasarkan tingkatan dan bidang fungsionalnya bervariasi, sesuai dengan visi dan misi perusahaannya.

Selanjutnya, dengan Tugas Manajer secara umum:

1. Perencanaan (Planning )

2. Penataan atau pengorganisasian (Organizing)

3. Penyusunan Staf (Staffing)

4. Pengarahan (Directing)

5. Pengawasan (Controlling)

Seorang manajer merencanakan apa yang akan mereka lakukan (dalam ukuran jangka pendek, menengah dan panjang). Kemudian, mereka melakukan pengorganisasian untuk mencapai rencana tersebut. Selanjutnya mereka menyusun staf organisasi sesuai dengan kebutuhan sumberdaya yang dibutuhkan. Berdasarkan sumberdaya yang ada, mereka mengarahkan untuk melaksanakan rencana. Akhirnya mereka mengendalikan sumberdaya, menjaganya agar tetap beroperasi secara optimal.

Semua manajer,apapun tingkatan atau bidang fungsionalnya melaksanakan fungsi-fungsi atau tugas-tugas tersebut, walau mungkin dengan penekanan yang berlainan. Uraian dari tugas manajer yang dinyatakan oleh Henri Fayol dianggap masih belum menggambarkan tugas manajer secara menyeluruh. Untuk itulah dikembangkan kerangka kerja yang lebih rinci dan dikenal dengan istilah Peranan Manajer :

Ø  Interpersonal roles (aktivitas antar pribadi) :

·         Figurehead (kepala), melaksanakan tugas-tugas seremonial.

·         Leader (pemimpin), memelihara unit dengan mempekerjakan dan melatih staf serta memberikan dorongan dan motivasi.

·         Liaison (penghubung), menjalin hubungan dengan orang-orang di luar unit, rekan kerja di unitnya dengan tujuan menyelesaikan masalah-masalah yang ada.

Ø  Informational roles (aktivitas informasi) :

·         Monitor (pemantau), secara tetap mencari informasi kinerja unit.

·         Disseminator (pewarta), meneruskan informasi yang berharga kepada orang lain di dalam unitnya.

·         Spokesperson (juru bicara), meneruskan informasi yang berharga kepada orang-orang di luar unit pimpinan dan orang disekitarnya.

Ø  Decisional roles (aktvitas keputusan) :

·         Entrepreneur(wirausahawan), membuat perbaikan-perbaikan yang cukup permanen pada unit, misal : mengubah struktur organisasi.

·         Disturbance handler (pemberes gangguan), mampu bereaksi pada kejadian-kejadian tidak terduga.

·         Resource Allocator (pembagi sumberdaya), mampu mengendalikan pengeluaran unitnya, menentukan alokasi sumberdaya bagi unit bawahannya.

·         Negotiator (perunding), mampu menengahi perselisihan baik di dalam unitnya maupun antar unit dan lingkungannya.

Seorang manajer yang berhasil harus banyak memiliki keahlian. Dari sekian banyak keahlian tersebut, terdapat dua keahlian yang mendasar, yaitu :

1. Keahlian Komunikasi (communication skill); manajajer senantiasa berkomunikasi dengan bawahannya, atasannya, orang-orang lain di unit lain dalam perusahaan, dan orang-orang lain di luar perusahaan. Media yang digunakan bisa berupa media tertulis atau lisan. Tiap manajer memiliki pilihannya tersendiri dan menyusun suatu paduan media komunikasi yang sesuai dengan gaya manajemennya.

2. Keahlian Pemecahan Masalah (problem solving); sebagai suatu kegiatan yang mengarah pada sokusi dari suatu permasalahan. Selama proses pemecahan masalah, manajer terlibat dalam pengambilan keputusan (decision making), yaiu tindakan memilih dari berbagai alternative tindakan. Pada umumnya, manajer perlu membuat keputusan ganda dalam proses memecahkan suatu permasalahan tunggal.

Selain keahlian dasar tersebut, seorang manajer juga harus mengerti mengenai pengetahuan manajemen yang berbasis komputer, yaitu :

1. Mengerti Komputer; istilah-istilah komputer, keunggulan dan kelemahan komputer, kemampuan menggunakan komputer, dll.

2. Mengerti Informasi; bagaimana menggunakan informasi, perolehan informasi, dan bagaimana berbagi informasi, dll.

Misi Sistem Informasi : Memperbaiki kinerja orang-orang yang ada di dalam organisasi dengan memanfaatkan teknologi informasi.

Sumber:

sri_wiji.staff.gunadarma.ac.id

www.slideshare.ne

Siklus Hidup Sistem

Siklus hidup sistem (system life cycle ± SLC) adalah proses evolusioner yang diikuti dalam menerapkan sistem atau subsistem informasi berbasis komputer. SLC sering disebut dengan pendekatan air terjun (waterfall approach) bagi pengembangan dan penggunaan sistem. Dilakukan dengan strategi Top-Down Design.

Tahapan dari siklus hidup sistem yaitu :

1. Tahap Perencanaan

2. Tahap Analisis

3. Tahap Rancangan

4. Tahap Penerapan

5. Tahap Penggunaan

TAHAP PERENCANAAN

Keuntungan dari merencanakan proyek CBIS, yaitu :

· Menentukan lingkup dari proyek

· Mengenali berbagai area permasalahan potensial

· Mengatur urutan tugas

· Memberikan dasar untuk pengendalian

TAHAP ANALISIS

Ketika perencanaan selesai dan mekanisme pengendalian telah berjalan, tim proyek beralih pada analisis sistem yang telah ada. Analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem baru atau diperbarui.

TAHAP PERANCANGAN

Rancangan sistem adalah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem baru. Jika sistem itu berbasis komputer, rancangan dapat menyertakan spesifikasi jenis peralatann yang akan digunakan.

TAHAP PENERAPAN

Penerapan merupakan kegiatan memperoleh dan mengintegrasikan sumber daya fisik dan konseptual yang menghasilkan suatu sistem yang bekerja.

TAHAP PENGGUNAAN

Tahap penggunaan terdiri dari 5 langkah, yaitu :

1. Menggunakan sistem

2. Audit sistem

3. Memelihara sistem

4. Menyiapkan usulan rekayasa ulang

5. Menyetujui atau menolak rekayasa ulang sistem

Sumber

 (http://www.scribd.com/doc/28593896/SIKLUS-HIDUP-SISTEM)

Sistem Informasi Berbasis Komputer

Sistem Informasi berbasis komputer mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem informasi. Secara teori, penerapan sebuah Sistem Informasi memang tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya. Tetapi pada prakteknya tidak mungkin sistem informasi yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik jika tanpa adanya komputer. Sistem Informasi yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya selalu berhubungan dengan istilah computer-based atau pengolahan informasi yang berbasis padakomputer.
Saat ini sistem informasi merupakan isu yang paling penting dalam pengendalian manajemen. Hal ini disebabkan karena tujuan dari pengendalian manajemen adalah untuk membantu manajemen dalam mengkoordinasi sub unit-sub unit dari organisasi dan mengarahkan bagian-bagian tersebut untuk mencapaitujuan perusahaan. Dua hal yang menjadi perhatian dari definisi diatas adalah mengkoordinasi dan mengarahkan. Tentu saja dalam dua proses tersebut diperlukan satu sistem agar proses koordinasi dan mengarahan dapat berjalan secara efektif sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai. Manfaat utama dari perkembangan sistem informasi bagi sistem pengendalian manajemen adalah : penghematan waktu (time saving), biaya (cost saving), peningkatan efektivitas (effectiveness), pengembangan teknologi (technology development) dan pengembangan personel (staff development).

Dapat di ambil kesimpulan bahwa informasi adalah:

1. Data yang diolah
2. Menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya
3. Menggambarkan suatu kejadian-kejadian (event) dan kesatuan nyata (fact dan entity)
4. Digunakan untuk pengambilan keputusan Kualitas informasi dapat berpengaruh terhadap kemampuan pengambilan keputusan untuk menggunakan substansi informasi dalam pembuatan keputusan yang tepat. Kualitas informasi meliputi unsur:
1. Relevan: informasi yang relevan berkaitan dengan sejauh mana informasi dapat membuat perbedaan untuk alternatif pengambilan keputusan.
2. Akurat: keakuratan informasi berkaitan dengan ketepatan dan keandalan informasi tersebut, sehingga informasi yang akurat berarti bebas dari kesalahan dan tidak menyesatkan pemakai informasi.
3. Tepat waktu: ketepatan waktu sebuah informasi berhubungan dengan kapan informasi tersebut tersedia.
4. Ringkas: keringkasan sebuah informasi berarti informasi tersebut sudah digolongkan dan disajikan dalam format yang tidak terlalu detail.
5. Kejelasan: informasi yang jelas menunjukkan tingkat kemampuan informasi untuk dapat dimengerti oleh pemakainya.
6. Dapat diukur (quantify ability): berhubungan dengan konsep pengukuran informasi–informasi yang dapat diukur akan menambah nilai informasi tersebut.
7. Konsisten: konsistensi sebuah informasi berhubungan dengan kemampuan informasi untuk dibandingkan dengan informasi sejenis dengan waktu yang berbeda.

Faktor Personality

Faktor personality meliputi computer anxiety, computer attitudes, dan math anxiety. Personality disini merefleksikan perasaan individu mengenai komputer dan

penggunaannya (Igbaria dan Pasuraman, 1989). Horrison dan Rainer (1992) membaginya menjadi beberapa tipe keinginan dan sikap yang meliputi:

1. Computer Anxiety

Computer anxiety menunjukkan kecederungan seseorang untuk menjadi susah, khawatir atau ketakutan mengenai penggunaan komputer dimasa sekarang dan dimasa yang akan datang (Igbaria, 1998). Horrison dan Rainer (1992) mengatakan terdapat dua sikap yang berhubungan dengan computer anxiety yaitu fear dan anticipation. Sebenarnya computer anxiety menunjukkan suatu tipe stress tertentu, karena computer anxiety itu berasosiasi dalam menggunakan komputer dan penolakan terhadap mesin.

2. Computer Attitudes

Pendapat Fishbeir (1967) dalam Roseno (2002) mendefinisikan “attitudes is a mental and state of readiness, organized trough experience exerting a directive or dynamic influence upon the individual’s respones to all objects and situation which related”.

artinya bahwa sikap merupakan suatu mental dan pengetahuan perasaan yang diperoleh melalui pengalaman yang kadang mendorong adanya respon individual terhadap suatu obyek atau situasi yang berkaitan. Computer attitudes menunjukkan reaksi atau penilaian seseorang terhadap komputer berdasarkan kesenangan atau ketidaksenangannya terhadap komputer. Dengan kata lain secara umum computer attitudes menunjukkan perasaan kesenangan atau ketidaksenangan seseorang terhadap beberapa obyek stimulus (Horrison dan Rainer, 1992), menunjukkan bahwa ada tiga hal atau sikap yang terkait dengan computer attitudes yaitu pessimism, optimism, dan intimidation.

3. Math Anxiety

Math anxiety merupakan ketakutan, kecemasan, dan kekhawatiran yang berhubungan secara khusus dengan matematika (Trisnawati dan Permatasari, 2000). Howard (1986) menemukan suatu hubungan positif antara math performance dengan sikap terhadap komputer. Penelitian lain mengemukakan bahwa math anxiety mempunyai pengaruh langsung dengan computer anxiety dan pengaruh tidak langsung dengan computer attitudes (Igbaria, 1992)

DAFTAR PUSTAKA

asep-saepudin.blogspot.com

www.slideshare.net

www.smecda.com

Manajemen Sumber Informasi

Peningkatan pemahaman komputer oleh pemakai mudahnya pemakai memperoleh hardware dan software memberikan kesadaran terhadap perusahaan bahwa memang dibutuhkan sistem komputerisasi. Sebagai contoh dua pemakai dalam area yang berbeda ingin mengembangkan sistem secara serentak untuk menyiapkan laporan yang sama, atau mereka masing-masing membeli paket software yang sama. Maka, sebaiknya manajemen puncak dari perusahaan tersebut menetapkan penggunaan komputerisasi dalam organisasinya, yang akan berguna untuk mengetahui pencitptaan sumber informasi dan pengelolaanya. Perencanaan formal untuk manajemen informasi ini disebut Information Reseurces management (IRM) atau manajemen sumber informasi.
IRM adalah konsep manajemen sumber informasi yang mengenal informasi sebagai sumber organisasional utama yang harus dikelola dengan tingkat kepentingan yang sama seperti sumber organisasional dominan lain seperti orang, keuangan, peralatan & manajemen.

Tipe-tipe dari sumber informasi :
                 Informasi umum, informasi dari para spesialis, para pemakai, fasilitas-fasilitas, database, software, hardware.

Perencanaan Strategis Untuk Sumber-Sumber Informasi

           

 Jika informasi akan digunakan sebagai sumber untuk mendapatkan keuntungan kompetitif maka penggunaannya harus direncanakan. Lebih dari itu perencanaan tersebut harus dilakukan oleh eksekutif perusahaan dan harus bersifat jangka panjang. Aktifitas perencanaan yang menidentifikasikan sumner-sumber informasi yang akan yang akan diperlukan pada masa yang akan dating dan cara penggunaannya dinamakan SPIR (Strategic Planning for Information Resources). Gagasan utama yang mendasari SPIR ini adalah adanya hubungan antara tujuan perusahaan secara keseluruhan dengan rencananya untuk sumber-sumber informasinya. Sumber-sumber informasi harus digunakan untuk mendukung pencapaian tujuan perusahaan.  Berdasarkan survey selama tahun delapan puluhan mengungkapkan bahwa SPIR adalah hal yang paling penting kaitannya dengan penggunaan computer dalam bisnis. Namun demikian manajemen belum menyadari akan pentingnya SPIR ini. Kesadaran tersebut berkembang secaara bertahap. William R.King professor pada University of Pittsburgh menetapkan tiga tahapan ini yaitu pra- perencanaan IS strategis, era SPIR awal dan era SPIR modern

Manajemen dan Strategi End User Computing

            Tugas perusahan adalah untuk menetapkan kebijaksanaan End User Computing yang memberikan fleksibitas kepada pemakai untuk melakukan inovasi dalam pengunaan computer.namun juga harus menentapkan kotrol untuk memastikan bahwa penggunaan tersebut mendukung tujuan perusahaan.

Jenis end user:

·         End user non programan

·         User tingkat perintah

·         Programmer end user

·         Personel pendukung fungsional

·         Personel pendukung komputerisasi end user

·         Programmer DP

Suatu strategi yang telah terkenal adalah penetapan atau pembangunan pusat informasi. Ini merupakan pemecahan yang dapat diimplementasikan dengan cepat,namun hal ini harus diikuti oleh perubahan-perubahan yang mendasar dari sifat-sifat yang telah permanen. Suatu contoh perubahan yang mendasar ini adalah bahwa pelayanan informasi melepaskan tugas sebagai sumber pemrosesan dan ia diberi tugas khusus untuk mengontrol jaringan.

Sumber :

elearning.gunadarma.ac.id

viyan.staff.gunadarma.ac.id

dianraditya.wordpress.com